Menggunakan Fungsi Record Macro Ms. Excel

by Unknown 01.24 2 komentar

Hi, Guys! Setelah kita mengenal macam macam fungsi rumus pada excel, tentunya fungsi yang satu ini perlu juga untuk dipelajari. Ya, fungsi macro. Macro adalah Sebuah fasilitas yang dimiliki Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk merekam semua tindakan dan perintah yang dilakukan pada program Excel. Alat bantu yang digunakan dalam pembuatan perintah maupun perekaman Macro adalah dengan menggunakan Visual Basic Editor.

Contoh kegunaan macro adalah apabila kita melakukan pekerjaan yang banyak dan dilakukan secara manual. Dari pada kita membuang-buang waktu dengan mengerjakan pekerjaan yang banyak secara manual, kita bisa merekamnya dengan fungsi macro kemudian melakukan sedikit modifikasi. Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan berjam-jam dapat selesai hanya dengan sekali klik saja. Sangat efisien bukan?

Untuk menggunakan Fungsi Record Macro saya akan ambil contoh mengolah data ujian siswa di bawah ini.

 

Simpan data tersebut menjadi Enable Workbook,

 

 

Disimak baik – baik yaaaa! Berikut ini tutorial menggunakan Record Macro :

1.     Sederhanakan table hingga tersisa bagian yang penting saja yang akan terolah. Misalnya, hapus baris 1 (semester) dan kolom A (nomor). Sehingga table akan menjadi seperti di bawah ini

 

2.     Pekerjaan yang dapat kita lakukan adalah mengolah data awal tersebut salah satunya dengan men-TRANSPOSE data agar formatnya mirip dengan format akhir. Ini adalah salah satu langkah alternatif bagi orang awam. Dalam hal ini daftar mata pelajaran semula berada di bagian baris atas diubah menjadi bagian kolom paling kiri, sedangkan kolom nama yang tadinya berada pada kolom kiri diubah menjadi bagian baris di atas.

Cara men-TRANSPOSE:

a.     Copy bagian yang penting saja (dalam contoh ini saya hanya mengkopi range mata pelajaran dan nama siswa).

b.     Tempatkan pointer pada cell dimana data tersebut akan di letakkan.

c.     Klik kanan pada cell tadi pada pilih Transpose pada Paste Option.

3.     Pada kolom A kita lakukan format text yang mengarah vertikal agar mendaftar, blok kolom tersebut, klik kanan, Format Cells > Alignment > Ubah orientasi teks menjadi 0 derajat (degre) sehingga hasilnya menjadi seperti berikut ini.

4.     Hapus kolom A (namun kita harus mengingat urutan mata pelajarannya), baris ke-8 dan border. Sisipkan 2 baris kosong di bawah baris nama, untuk judul kolom table. Beri warna beda pada baris nilai semester 4 (baris 10 -15), untuk membedakan nilai semester 3 dan 4. Hasilnya akan menjadi seperti ini

5.     Oh ya sedikit trik terkait fungsi iterasi yang akan kita gunakan, tambahakan pada ujung sebelah kanan kolom akhir (kolom U) tulisan apa saja misalnya stop, agar semua data terproses, nanti kalau sudah beres boleh hapus kolom akhir ini.

6.  Tempatkan Active cell pada B1. Pastikan menge-klik Use Relative References (pada tab menu View > tab Macros > klik spin (segitiga kecil) pilih Use Relative Reference

7.     Kemudian klik Record Macro… kalau kita sudah siap melakukannya, maka akan muncul popup menu isian, isikan seperlunya, jangan lupa memberi nama macro dan membuat shortcut ctrl+…(saya contohkan Ctrl+q). Ini bertujuan jika hendak menjalan macro kita tinggal menggunakan shorcut tersebut.

8.     Berikutnya adalah membuat satu tabel secara manual (untuk data satu siswa saja), ubahlah seperti format tabel jadi (seperti ilustrasi 1 di atas). Caranya sisipkan kolom sebelah kanan siswa pertama (cell B1) sebanyak yang diperlukan (dalam contoh ini saya sisipkan sebanyak 8 kolom). 

9.     Lakukan pekerjaan secara manual: bisa menambahkan Tulisan pada beberapa cell seperti No, Mata Pelajaran, Semester 3 dan 4 , memindah kolom tabel, memformat garis batas (border), memberikan warna cell, menulis rumus perhitungan tertentu dll sesuai format tabel yang kita harapkan. Jika semua sudah selesai format tabel seperti yang diharapkan, letakkan pointer pada cell pada nama siswa diurutan ke-3 (cell K1). Selesai…. Silahkan Klik Stop recording… toolbar-nya ada pada bagian saat kita Record Macro… atau dibagian kiri bawah halaman lembar kerja Excel kita

 

10.  Sampai disini kita bisa mencoba kerja macro untuk tabel siswa ke dua, caranya tempatkan pointer pada cell nama siswa ke-3; Tekan shorcut key Ctrl+q seperti yang anda tentukan sebelumnya (saat akan me-record macro).

11.  Jika hasilnya persis tabel yang kita buat namun berisi data siswa ke-2 maka itu berarti pekerjaan kita telah benarq

12.  Nah kalau siswanya banyak sekali anggaplah 200 siswa maka kita perlu menekan Ctrl+q tadi sebanyak sisa-nya yang belum dibuatkan tabel. Jadi tetep capek deh… agar hanya cukup sekali klik tombol Ctrl+q kita lakukan sedikit tambahan pada macro. Caranya klik menu macro -> view macro – klik edit dan tambahkan baris (setelah baris komentar yg ditandai awal dengan ‘…..) ketikkan: 

Do Until Activecell.Value=""

dan pada bagian bawah sebelum end sub tulisan

Loop seperti ilustrasi berikut:

 

Coba jalankan macro tadi dan tunggu beberapa detik kemudian data anda akan terubah secara menyeluruh menjadi tabel sesuai yang diharapkan. Data tadi akan diubah menjadi tabel persiswa dan tabelnya berderet ke kanan (secara horisontal)

 

Selamat mencoba! Semoga berhasil :)

Have a nice day ^^